Creare risposte rapide programmate e inviarle automaticamente agli ospiti

Vuoi comunicare meglio e con poco sforzo? Utilizza le risposte rapide programmate per risparmiare tempo inviando automaticamente messaggi in base a eventi specifici, come una nuova prenotazione, un check-in o un check-out.

Aggiungere dettagli per personalizzare i modelli

Le variabili sono collegamenti rapidi che puoi personalizzare per l'ospite o l'annuncio ogni volta che li utilizzi in un messaggio. Ricorda che dovrai inserire le informazioni corrispondenti nei tuoi annunci, inclusi alcuni dei campi opzionali, altrimenti i dettagli verranno mostrati come non disponibili nel messaggio.

Risposte rapide programmate

Ecco alcuni usi comuni delle risposte rapide programmate e dei dettagli (evidenziati in grassetto):

Ringraziare l'ospite poco dopo la prenotazione

• Ciao nome dell'ospite, grazie per aver confermato la prenotazione.
• Non vedo l'ora di darti il benvenuto il giorno data del check-in a partire dalle ore orario del check-in, che è l'orario del check-in.
• Colgo l'occasione per ricordarti le nostre regole della casa: regole della casa.

Inviare un promemoria per il check-in un paio di giorni prima dell'inizio del viaggio

• L'alloggio è situato al seguente indirizzo: indirizzo dell'alloggio. Ecco le indicazioni per raggiungerlo: indicazioni stradali.
• Il nome della rete wifi è il nome del wifi e la password è la password del wifi.
• Non esitare a contattarmi se hai bisogno di consigli su città dell'alloggio.

Inviare un promemoria per il check-out la mattina prima della fine del viaggio

• Promemoria: il check-out è domani (data del check-out) entro le ore orario del check-out.
• Ti ricordo il tuo codice di conferma: codice di conferma.

Utilizzare le risposte rapide per risparmiare tempo

Puoi impostare le risposte rapide, che sono essenzialmente modelli di messaggio, nella scheda Messaggi per semplificare le comunicazioni su argomenti ricorrenti.

Si tratta di brevi messaggi che rispondono a domande specifiche. Potrai crearli in anticipo e inviarli agli ospiti all'occorrenza. Per personalizzarli puoi inserire i dettagli. Questi segnaposto saranno sostituiti dalle informazioni riportate nel tuo annuncio e nella prenotazione, come ad esempio le regole della casa, il nome dell'ospite e la data di check-in.

Come vengono applicate le risposte rapide programmate  

Quando crei e programmi una risposta rapida per un annuncio, questa verrà applicata alle prenotazioni attuali e future. Le risposte rapide programmate vengono inviate in base al fuso orario dell'annuncio. L'impostazione della lingua del modello influisce solo sulla traduzione dei dettagli.

L'invio delle risposte rapide non è programmato per impostazione predefinita, ma puoi pianificarlo prima o dopo eventi specifici. Puoi sempre scegliere di ignorare, personalizzare o inviare i messaggi in anticipo e potrai controllare la cronologia completa di ogni messaggio inviato per ciascuna prenotazione.

Se desideri inviare i modelli manualmente invece che automaticamente, consulta questa pagina per saperne di più sulle risposte rapide.

Creare una risposta rapida programmata 

Messaggi per le prenotazioni last-minute

Per le prenotazioni last-minute e i soggiorni brevi, alcuni messaggi verranno ignorati per impostazione predefinita. Se preferisci inviare sempre questi messaggi senza eccezione, puoi attivare l'opzione Invia per prenotazioni last-minute e soggiorni brevi prima di salvare il modello. Riceverai una notifica e un'email quando i messaggi non verranno spediti o saranno inviati senza essere programmati.

Ad esempio:

• Se viene impostata una modalità di invio quando mancano due giorni al check-in, ma ricevi una prenotazione last-minute per il giorno di arrivo:
  • Quando la modalità è disattivata: non invieremo il messaggio programmato.
  • Quando la modalità è attivata: invieremo immediatamente il messaggio non appena effettuata la prenotazione.
• Se viene impostata una modalità di invio quando mancano due giorni al check-out, ma il soggiorno dura solo una notte:
  • Quando la modalità è disattivata: non invieremo il messaggio programmato.
  • Quando la modalità è attivata: invieremo il messaggio programmato all'orario di check-in che hai impostato per l'annuncio interessato.

In genere, quando la modalità è attivata e la normale tempistica di attivazione è già stata superata, i messaggi programmati per essere inviati prima del check-in verranno sempre spediti al momento della prenotazione. Tutti gli altri messaggi che normalmente non verrebbero spediti per una prenotazione last-minute o un soggiorno breve, verranno invece inviati all'orario di check-in impostato per l'annuncio.

Modificare una risposta rapida programmata

Visualizzazione della cronologia delle risposte rapide programmate

Puoi controllare i messaggi programmati passati e futuri esaminando la conversazione con l'ospite e la cronologia delle risposte rapide programmate.

Otterrai un elenco di tutte le risposte rapide programmate che sono state inviate o ignorate, nonché di tutti i messaggi che verranno inviati in futuro. Se un ospite ha più prenotazioni, sarà possibile espandere e ridurre la cronologia di ognuna di esse.

Consultare le risposte rapide programmate per una prenotazione specifica

Modificare una risposta rapida programmata prima che venga inviata

Con la visualizzazione della cronologia dedicata, puoi ignorare, inviare in anticipo o modificare il contenuto di una risposta rapida programmata prima che venga spedita, senza modificare il modello.

Eliminare una risposta rapida programmata per tutti gli annunci

Eliminare un modello rimuoverà tutte le risposte rapide programmate future non ancora inviate per tutti gli annunci a esso vincolati.

Ospitare con un team o un co-host

Se ospiti con un team, i membri autorizzati a gestire gli ospiti avranno accesso alla stessa lista di risposte rapide programmate, e tutti i messaggi verranno inviati a nome del titolare del team. Tutti i membri del team potranno ignorare e modificare le risposte rapide programmate future e creare nuovi modelli a disposizione del resto del team. Ogni risposta rapida creata in precedenza sarà ora accessibile nei messaggi condivisi del tuo team.

Se ospiti con un co-host, questa persona avrà accesso alla tua cronologia di messaggi programmati e all'elenco dei messaggi futuri dalla cronologia delle risposte rapide di ogni conversazione, e potrà ignorare e modificare le risposte rapide programmate future. Inoltre, potrà creare, modificare e applicare i suoi modelli al tuo annuncio, ma non potrà visualizzare o modificare i tuoi, poiché le risposte rapide non sono condivise tra host e co-host.

Cerca l'etichetta Programmato da nella cronologia per conoscere i dettagli sulle risposte rapide programmate, inclusi i messaggi creati da un co-host o un team.