Come comportarsi se l'ospite arriva in ritardo

Se non sei alla tua prima Esperienza in qualità di host, potresti aver già riscontrato il punto dolente che molti host si trovano ad affrontare: un ospite in ritardo. Magari ha preso il treno sbagliato, non si è ancora adattato al nuovo fuso orario o semplicemente non riesce a trovare il punto d'incontro stabilito. Poco importa il motivo, anche ai migliori può capitare di essere in ritardo.

Abbiamo chiesto alla nostra community di condividere qualche consiglio per aiutarti a gestire sia gli ospiti che arrivano in ritardo che il gruppo che rimane in attesa. Continua a leggere per trovare soluzioni creative a questo problema comune.

Comunicando spesso e in modo tempestivo, potresti riuscire a ridurre il numero di ospiti che arrivano in ritardo. Molti host scelgono di mandare un messaggio a tutti gli ospiti 24 ore prima dell'inizio dell'Esperienza. Il messaggio può includere:

• Suggerire agli ospiti di tenere a mente che potrebbe volerci più tempo per raggiungere il luogo poiché occorre tenere conto del traffico, dei ritardi e del tempo necessario per trovare parcheggio.
• Consigli in merito ai mezzi pubblici o al percorso migliore per arrivare.
• Una foto del punto d'incontro.
• Suggerimenti su dove parcheggiare nelle vicinanze e su quanto tempo occorre per trovare parcheggio.
• Informazioni su come comunicare con te, cioè con l'host, il giorno dell'Esperienza.
• Informazioni su dove e quando gli ospiti possono raggiungerti se sono in ritardo (se nell'itinerario è prevista una seconda tappa).
• Informazioni sull'orario massimo entro cui si può arrivare, ad esempio al massimo 15 minuti dopo l'inizio dell'Esperienza.

Di seguito, alcuni host danno i loro consigli e spiegano quali sono gli effetti positivi di una comunicazione tempestiva con gli ospiti:

"Quando ho iniziato a consigliare ai miei ospiti di partire con 20 minuti di anticipo e di controllare la situazione del traffico, si è vista subito la differenza. Me ne sono stati molto grati." — Dominique, host di Cultural Food/Beer Crawl Barrio Logan, San Diego, California.

"Spiego sempre ai miei ospiti dove possono raggiungermi se sono in ritardo. Ad esempio, comunico loro il prossimo punto in cui ci fermeremo e a che ora saremo lì." — Sarah, host di eBike Tour of Portland, Portland, Oregon.

"Lascio sempre il mio numero di telefono agli ospiti prima che inizi l'Esperienza così che mi possono chiamare o mandare un messaggio se non trovano la strada, se hanno domande, e così via. Mando loro sempre un messaggio prima di partire. Da parte loro, mi comunicano sempre l'orario previsto per il loro arrivo." — John, host di Archery Lessons for All, Portland, Oregon

Per ovviare al problema degli ospiti che arrivano un po' in ritardo, pensa a come gestire i primi 15 minuti della tua Esperienza. Ecco come alcuni host si comportano con gli ospiti arrivati in ritardo e tengono occupati quelli che sono attivati in orario.

"Per prima cosa offro qualcosa da bere, il che richiede circa 10 minuti. Mentre mi siedo con gli ospiti e chiacchiero con loro, invio un messaggio all'ospite ritardatario per capire se ha delle difficoltà nel trovare il posto e per comunicargli che l'esperienza inizierà nel giro di 10 minuti." — Justine, host di Become a Perfumer's Apprentice: Create your own perfume, Parigi, Francia.

"Se il resto del gruppo è arrivato, ci teniamo occupati chiacchierando e se il tempo di attesa è più di 5 minuti li porto a visitare un luogo interessante a pochi passi dal punto d'incontro, che di solito non è incluso nel tour. Una volta tornati, l'ospite ritardatario dovrebbe essere arrivato." — Ionut, host di Dublin Busking Experience, Dublino, Irlanda

"Quando un ospite è in ritardo, spiego chiaramente al resto del gruppo ciò che sta succedendo e quello che so al riguardo. Comincio con le presentazioni e chiedo loro cosa li ha spinti a scegliere la mia Esperienza, perché amano il tiro con l'arco, e così via. Li informo che, se sono flessibili, sono felice di dedicare più tempo all'Esperienza." — Angie, host di Empowering Archery with Mindfulness, Portland, Oregon

Pensa al fatto che i tuoi ospiti sicuramente avevano le migliori intenzioni di arrivare in orario; ciò contribuirà a mantenere un atteggiamento positivo. Ecco cosa dicono alcuni host riguardo al comunicare con gli ospiti in ritardo:

"Se arrivano in ritardo, li accolgo ringranziandoli per la loro perseveranza" — Sarah, host di Explore Portland on an Electric Bike, Portland, Oregon.

"Se un ospite è in ritardo e non mi avvisa, provvedo io a mettermi in contatto. Se non mi risponde, gli mando un messaggio chiedendo se va tutto bene. Se non ricevo alcuna risposta, aspetto al massimo di 15 minuti, dopodiché comincio il tour. Infine mando un altro messaggio all'ospite in ritardo dicendo che mi dispiace molto che non ce l'abbia fatta a partecipare" — Ionut, host di Dublin Busking Experience.

"Quando l'ospite ritardatario arriva, ci parlo molto per conoscerlo meglio. Dopodiché, uso queste informazioni per cercare di far entrare in sintonia l'ospite con gli altri che sono arrivati prima. Tutto questo per evitare che l'ospite arrivato in ritardo si senta messo in disparte." — Jonathan, host di Experience SF Nightlife Like a Local!, San Francisco, California

Quanto essere flessibile con gli ospiti è una decisione che spetta solo a te. Molti host cercano di accogliere gli ospiti che hanno avuto un contrattempo reale e per questo arrivano con molto ritardo.

"Una volta mi è capitato che gli unici due ospiti che si erano prenotati per la giornata arrivavano direttamente dall'aeroporto dopo che il loro volo era in ritardo. Mi hanno inviato un messaggio un'ora prima dell'inizio dell'Esperienza. Così ho deciso di posticipare l'orario di inizio dell'Esperienza di una o due ore. Naturalmente questo è possibile se non si hanno altri programmi per quella giornata.” — Ionut, Host di Dublin Busking Experience, Dublino, Irlanda